Categories: Klubbnyheter
      Date: 2007-10-30 16:06
     Title: Startskott för MX-5 Racing Club
MX-5 Racing Club har nu officiellt bildats. Den 29 oktober togs beslutet att klubben skulle startas. Läs protokoll från vårt första styrelsemöte.

29 oktober 2007


Protokoll Styrelsemöte

Närvarande:
Carl-Gustaf Leijonhufvud        
Per Hammarsjö
Niklas Falk
Hans Danielsson
Andreas Karlsson
Mats Lundin
  1. Syfte med mötet
Huvudsyftet med detta möte är att upprätta styrelse för MX-5 Racing Club (MRC). Vidare skall definieras personliga ansvarsområden. Slutligen gäller att reda ut innebörden av ett ev. medlemskap i Svenska Bilsportförbundet (SBF)
 
  1. Roller styrelse
Initialt gäller att fastställa vad klubben skall heta, hittills har använts namnet ”Miata sport club”, detta namn har inte upplevts helt rätt, då främst med tanke på vilken inriktning som är tänkt att gälla.
 
Efter diskussion med representant för Mazda Motor Sverige framkom att modellbeteckningen för ”Miata” kommer att styras om mot MX-5. Förslagsvis bör då MX-5 införlivas i namnet, detta för att på tydligaste sätt koppla mot varumärket Mazda. I nästa steg skall ordet ”sport” hanteras, sport upplevs mer alldagligt och då vår vision pekar mot tävling kommer ordet racing mer att vara korrekt.
Beslutads: Klubben namn skall vara MX-5 Racing Club
                                                                                                
Mötet beslutade om följande sammansättning i MX-5 Racing Club:
 
  1. Medlemskap, vad skall ingå i erbjudandet?
Stor vikt skall läggas på att vara tydlig i definition av vad det innebär att gå med / vara medlem i MRC. Allmänt skall gälla att samtliga intäkter skall med undantag av kostnader för nödvändig intern administration gå till ”bankörning” och därtill hörande utgifter. Största vikt skall läggas på att finna kostnadseffektiva lösningar, detta skall gälla såväl för ”banverksamhet” som intern administration. Grundfilosofin skall vara att erbjuda så många tillfällen som möjligt att köra på såväl inhägnat tävlingsområde som på annan plats (ex. flygfält).
Mer konkret skall sörjas för:
 
Beslutads: Per Hammarsjö lämnar förslag på lämpliga kurser för förarlicens, funktionärslicens etc.
 
I övrigt om vad som bör ingå i ett medlemskap skall inte glömmas bort, medlemskort med medlemsnummer, välkomstbrev, klubbdekal etc.
 
Önskvärt om Per har möjlighet att forska lite kring hur vi till vettig kostnad kan ta fram en klubbdekal. Känns viktigt i syfte att visa på att vi existerar samt att skapa samhörighet gentemot medlemmar. Information lämnas i samband med nästa möte.
 
  1. Hemsidan
Hemsidan måste uppdateras! Detta gäller såväl med nytt namn, (MX-5 racing club) som klubbrelaterad information. Förslag om styrelse-area på forumet gillades och skall upprättas, i detta skall ingå att skapa styrelserelaterade E-postadresser. Värt att även kolla hur den interna administrationen kan skötas via hemsidan, Per forskar kring detta och tar nödvändig hjälp.
Avrapportering vid nästa mötet. Beslutades: Per Hammarsjö skall vara driftansvarig för hemsidan, med stöd av Hans Danielsson, tillika ansvarar för att hemsidan uppdateras och får en attraktiv och informativ utformning.
 
  1. Datum för bildandet av MRC (MX-5 racing club)
En mindre diskussion utspann sig om vilket datum som skall gälla för ett mer officiellt bildande av MRC. Ett förslag som kommit upp tidigare var att i samband med Bilsportmässan den 23-25 November bilda klubben, då det sedan visat sig att samtliga inte kan närvara  på eller i anslutning till mässan faller detta. Gruppen enades då om att dagen för detta möte torde vara det mest passande.
 
Beslutades: MX-5 racing Club bildas den 29 oktober 2007
 
  1. SBF-anslutning
En mindre diskussion utspann sig, Niklas har sedan tidigare flaggat för ökande administrativ börda och med byråkrati i och med en SBF-anslutning. Detta stämmer till viss del, dock med påpekandet att detta är relaterat till vilken ambition vi vill gå in med. En klubb med initialt ringa ambitioner att arrangera tävlingar på inhägnat tävlingsområde torde var hanterbar. Vi ser de kommande åren som en uppstartsfas där vi måste lära oss / utbilda oss i hur regler och rutiner fungerar. Fördelen med en SBF-anslutning borde vara att vi upplevs än mer intressanta för samarrangering, lättare att attrahera sponsorer etc. Men sist men inte minst är att vi via SBF får tillgång till deras kansli med den samlade kompetensen som där finns avseende juridik, racing, försäkring etc. Finns också den möjligheten att man som medlem upplever klubben som mer etablerad, en klubb med ambitioner!
För att bringa klarhet i var mötets deltagare står i frågan genomfördes en omröstning, denna föll ut som så att samtliga röstade FÖR en anslutning till SBF.
 
Beslutades: MRC skall före den 31/12 2007 ansökt om inträde till SBF. För detta ansvarar Niklas Falk med stöd av Mats Lundin och Andreas Karlsson
 
  1. Information till SV Miataklubben
Att sprida information om vår verksamhet  via Svenska Miataklubbens samtliga informationsmedier får ses som naturligt.  Svenska Miataklubben har som bekant valt att avstå banarrangemang/verksamhet i och med bildandet av MRC. Det har framkommit att man vill se att MRC verkligen existerar innan man släpper in oss, kan vara skäligt därför brådskar det med att ta fram bra och väl täckande information. I och med detta möte med dess konsekvens och den presentation (Power Point) Bilaga 3 som tagits fram om MRC anses vi att Svenska Miatklubbens krav uppfyllts.
 
Beslutades: Per Hammarsjö tar kontakt med representant för Svenska Miataklubben så snart MRCs hemsida uppdaterats med vederbörlig information. Det skall säkerställas att information om MRCs verksamhet sprids till samtliga medlemmar i Svenska Miataklubben. 
 
 
  1. Bilsportmässan 23-25 November, Älvsjö
Bilsportmässan riktar sig såväl till enskilda som till klubbar med intresse för bilsport, vi har nu fått förmånen att via Mazda Sverige få tillgång till mässan med sponsrad monter. I skrivande stund ej klart hur stor yta vi kommer att få, kan vara för två bilar. Att få möjlighet att profilera oss via denna mässa ser vi som stort, detta kommer att vara ett mycket bra tillfälle till att föra ut information om klubben och dess verksamhet. Dock kommer detta att kräva ett kraftfullt engagemang fram till den 23 November. Vi måste bl a få fram trycksaker med klubbinformation, bilar, medlemmar som rent fysiskt kan vara på plats etc. Med andledning av det pressade tidsschemat skall en aktivitetsplan upprättas. Bilaga 1
 
  1. Information och trycksaker
Relaterar till punkt 4 & 8
 
  1. Bokning banor 2008
Den mest övergripande delen av klubbens verksamhet är att sörja för att det finns tillfällen till att köra på ”banor”. Detta innebär att vi snabbt skall boka lämpligt antal banor, detta avser såväl flygfält etc. som motorbanor.
För att hitta rimlig ambitionsnivå som går att hantera administrativt och som har chans att ge ekonomiskt överskott gäller att välja banor och tidpunkt med finess. Ett riktvärde för antal flygfältsövningar kan vara 3-4st, för motorbanor borde vara runt 2st tillfällen för 2008. Dock måste klaras ut hur vi kan nyttja riktiga motorbanor inom ramen för tidigare ställningstagande om egna arrangemang (racing), samt ev. licenskrav för förare. Vi skall även sondera vilka möjligheter som bjuds till körning utan licenskrav. (”prova på licens” etc.)
Med tanke på att det nu gått så långt på året att den kan bli svårt att hitta lediga dagar skall bokning ske direkt om så är möjligt, dock med hänsyn till ev. anmälningsavgifter.
Beslutades: Niklas Falk ansvarar för bokning av banor, Andreas Karlsson ansvara för bokning av flygfält. Förslag till banbudget skall upprättas och skickas till kassör. I samband med nästa möte lämnas förslag på vilka banor som bokats för 2008
 
  1. Ekonomi
För planering och budgetering måste en enkel ekonomimodell upprättas, denna skall vara uppställd i enlighet med vad som är brukligt för en ekonomisk förening. Vad gäller beräkningsgrund för vad ett medlemskap skall kosta skall exv. inberäknas: klubbarrangemang, fasta kostnader som webb, tele etc, reklam och trycksaker.
Separat budget för bankörning skall upprättas, denna skall vara upprättad per bana med specificerad redovisning av samtliga kostnader, intäkter samt deltagare. Bilaga 2
För körning på bana tas separat kostnad ut för varje enskilt tillfälle, detta skall baseras på aktuell budget för den aktuella banan, i denna budget skall anges uppskattning för intäkter och utgifter.
Beslutades: Hans Danielsson ansvarar för att buget upprättas tillsammans med rutin för medlemshantering (medlemsregister). Likaså ta fram förslag på vad ett medlemskap skall kosta.
 
Firmatecknare
För att kunna öppna konto i bank krävs att firmatecknare utses förslagsvis väljs två personer ordförande och kassör.
 
Beslutades: Till firmatecknare valdes Carl-Gustaf Leijonhufvud, Gnesta och Hans Danielsson, Rättvik. Dessa tecknar firma var för sig  
 
 
  1. Nästa möte
Den 13 November 
 
 
Fört mötesanteckningar                                                 Justeras
  
Carl-Gustaf Leijonhufvud                                          Per Hammarsjö
 
 
 
 
 
 
Â